لإدارة عملك بكفاءة.. هذه التطبيقات التي تحتاجها إن كنت تعمل من المنزل

مؤخرا، ازداد عدد الشركات التي تُوظّف أشخاص للعمل عن بُعد أو تسمح لموظفيها بالعمل من المنزل، وذلك بالإضافة إلى الأشخاص المستقلين وأصحاب الأعمال الحرة. وعلى الرغم من أنه يبدو حلما بالنسبة للبعض، أن تعمل من منزلك ولا تضطر للاستيقاظ مبكرا والصراع مع ازدحام الطرق في أوقات الذروة، والعمل على أريكتك المفضلة، لديك مطبخك الخاص ومشروباتك، ودورة مياه لا يشاركك فيها غرباء.
على الرغم من هذا الانطباع الشائع عن سهولة العمل من المنزل فإنه أمر يحمل معه أيضا مشكلاته وضغوطه، فحين تعمل من المنزل عليك أن تؤدي جميع المهام في ذات المكان، ليصبح مكان نومك هو المكان الذي تدير فيه المهام وتنسيقها، وإدارة حساباتك وعمل مشروباتك، هذا بالإضافة إلى المهام المنزلية الخاصة بك. يجد البعض صعوبة في التركيز مع وجود العديد من المشتتات في المنزل، كما يعاني البعض من قلة الإنتاجية، كما أن مشكلاته تمتد باتجاه صعوبة التواصل بين العملاء وبين أعضاء فريق العمل، وذلك مقارنة بالعمل في المكتب، حيث يلتقي الجميع وجها لوجه. ورغم كل تلك الصعوبات، فإن التقنية وفرت أدوات يمكن لها أن تُسهم في إزالة عدد من تلك العوائق التي يترتب عليها العمل من المنزل. ولحسن الحظ هناك العديد من التطبيقات التي تساعد في أن يكون العمل من المنزل أكثر سهولة.

تطبيقات تساعد على التواصل
يسمح تطبيق سلاك ﻷعضاء الفريق الواحد بعمل قنوات للمحادثة الجماعية، ويستخدمه نحو 3 ملايين شخص من جميع أنحاء العالم. ومن مزاياه إمكانية ربطه بتطبيقات أخرى مثل سكايب، ويوجد منه إصدار مجاني محدود وآخر مدفوع بمزايا أكبر.

   
يعد واحدا من أشهر تطبيقات المحادثة بالصوت والصورة، وهو تطبيق قوي يعتمد عليه، وإذا كنت من مستخدمي تطبيق "سلاك" (slack) فبإمكانك دمجهما معا مما سيسهل حياتك العملية أكثر.

إن كنت تجد صعوبة في الشرح الشفهي أو الكتابي لبعض المهام التي تقوم بها على حاسبك، فإن هذا التطبيق يسمح لك بأخذ لقطات للشاشة تصل مدتها لخمس دقائق، ستتمكن بعدها من رفعها ومشاركتها مباشرة مع زملائك.

هذا التطبيق لا يكتفي بإيصالك بزملائك بالصوت والصورة، بل يسمح لك أيضا بمشاركة شاشتك معهم، وهو ما يجعله تطبيقا ممتازا للاجتماعات.

إذا كنت تعمل ضمن فريق كبير وتحتاج إلى الاجتماع مع عدد كبير من الأشخاص بالصوت والصورة فهذا التطبيق هو ضالتك المنشودة، كما يتيح لك إمكانية تسجيل الاجتماعات كمراجع مستقبلية، بالإضافة إلى مشاركة شاشتك أثناء الاجتماعات.

تطبيقات إدارة الملفات
واحد من أهم العوامل التي تساعدك على العمل بفاعلية عن بُعد هو القدرة على إدارة وتنظيم الملفات ومشاركتها مع الآخرين بحيث يتمكنون من العمل عليها معا ومشاركتها، وهذه بعض التطبيقات المساعدة:
  
ربما لا يحتاج التطبيق الكلاسيكي إلى الشرح، فهو يسمح لك بإنشاء الملفات وتعديلها وحفظها من خلاله، كما يسمح لك بمشاركتها مع الآخرين للاطلاع عليها أو تعديلها سواء كانت جداول بيانات أو مستندات أو شرائح عرض باور بوينت وغيرها من المستندات. ويمكنك استخدام خصائصه عبر حسابك العادي على جوجل عبر هاتفك المحمول أو الكمبيوتر.

نظام التخزين السحابي الشهير، والذي يسمح لك باستخدام مساحة محدودة لتخزين ملفاتك وحفظها أو مشاركتها مع الآخرين لتعديلها أو الاطلاع عليها.
    
  
تطبيقات تتبع الوقت
إذا كنت تعمل بنظام الساعة فقد تحتاج إلى تتبع الوقت لمعرفة ما تستغرقه كل مهمة والتمكن من محاسبة عملائك بشكل صحيح، كما ستساعد على تنظيم الوقت ومعرفة ما تحتاج إليه كل مهمة.

تطبيق بسيط يتيح لك تسجيل كل ساعاتك في مكان واحد ويوفر لك مخططا زمنيا مرئيا وتقارير عن ساعات عملك دون وجود الكثير من المشتتات.

يساعد هذا التطبيق على تتبع الوقت الذي تستلزمه المهام المختلفة، ووضع تذكيرات بالمهام، كما يساعدك على فهم التكلفة الفعلية للوقت.

تطبيقات إدارة المشاريع
سواء كنت تعمل ضمن فريق أو بشكل مستقل فهذه الفئة من التطبيقات ستساعدك على إدارة مشروعاتك ومشاركة تفاصيلها مع باقي أفراد فريقك أو مع عملائك، كما ستساعدك على رؤية تفاصيل المشروعات بوضوح طوال الوقت:

التطبيق الأشهر في هذا المجال حيث يعتبر تطبيق تريللو، وهو نسخة رقمية من لوحة الملاحظات، حيث يمكنك من إنشاء وإدارة لوحات مختلفة لمشاريعك تحتوي كل منها على عدة بطاقات بحسب طبيعة العمل، ويتيح لك إمكانية تنظيم هذه المواد بأي طريقة تريدها، مع إمكانية إضافة أعضاء فريقك ومتابعة العمل معا عبر البطاقات مما يتيح لأعضاء الفريق الواحد متابعة وتحديث العمل بسلاسة. كما أنه متوافق مع تطبيقات مثل "Toggl" و"Google drive".
  
يعد تطبيق أسانا من أشهر التطبيقات في هذا المجال، فقد صُمّم لمساعدة فريق العمل على التعاون الفعال ومساعدة قائد الفريق على متابعة تطور المهام، حيث يسمح بتقسيم المشروع إلى مهام وتخصيصها ﻷعضاء الفريق ومراقبة أي تقدم في إنجاز المهام.
    
تعد الإنتاجية واحدا من أكبر التحديات التي تواجه الأشخاص الذين يعملون من المنزل نظرا لكثرة المشتتات
مواقع التواصل الاجتماعي
  
يشبه هذا التطبيق التطبيقين السابقين فيما يحتويه من خصائص، لكنه يتميز بإمكانية الدردشة بين أعضائه، وهو ما يسهل عملية مناقشة التعديلات والمهام المطلوبة بفاعلية أكبر.

يساعدك هذا التطبيق على تنظيم المهام بسهولة بين أعضاء الفريق، وكذلك مشاركة تقدم المشاريع مع العملاء.

يعد واحدا من التطبيقات سهلة الاستخدام، وتساعد واجهته الرسومية المميزة على تنظيم العمل بين أعضاء الفريق ومتابعة تطور العمل، كما يسمح لك بمتابعة الوقت وكتابة تقرير حوله، وكذلك تحليل أرباح المشروعات المختلفة.

تطبيقات تساعد على تحفيز الإنتاجية
تعد الإنتاجية واحدا من أكبر التحديات التي تواجه الأشخاص الذين يعملون من المنزل نظرا لكثرة المشتتات و اضطرارهم للاهتمام بجميع المهام المتعلقة بالعمل بأنفسهم، حيث يشكو الكثيرون ممن يعملون بالمنزل من ضياع الوقت دون إنتاج المهام المطلوبة منهم، لذلك نستعرض تطبيقات مهمة في هذه المساحة:

هل سمعت عن تقنية بومودورو من قبل؟ إنها طريقة طورها الإيطالي فرانشيسكو سيريلو عن طريق تقسيم وقت العمل إلى وحدات مدة كل وحدة 25 دقيقة تفصل بينها فترات راحة قصيرة تتراوح بين دقيقتين إلى خمس دقائق وهو ما يساعد العقل على الاسترخاء وشحن طاقته للتركيز من جديد.
وهذا بالضبط هو ما يقدمه لك التطبيق، حيث ينبهك كل 25 دقيقة لتأخذ دقائق قليلة من الراحة.

هذا التطبيق أيضا يستخدم تقنية بومودورو في تقسيم الوقت مثل التطبيق السابق، كما أنه يتيح لك مراقبة مهامك أيضا ومدى إنجازها.

يعتبر الهاتف الذكي وتطبيقات التواصل الاجتماعي من أكثر المشتتات في العصر الحالي، وهذا التطبيق يساعدك على المقاومة عن طريق زراعة بذرة افتراضية تنمو وتتحول إلى نبتة وتظل تنمو طالما لم تستخدم تطبيقات الهاتف، وهو ما يساعدك على مقاومة إدمان الهاتف الذكي والتركيز في العمل.
  
  
إذا كنت تتساءل أين يضيع الوقت فهذا التطبيق سيساعدك، حيث يتتبع الوقت الذي تقضيه على الهاتف ويحدد لك الوقت الذي تستخدم فيه كل تطبيق على حدة، وهو ما يساعدك على التحكم في استخدامك للهاتف ومعرفة التطبيقات التي تستهلك بها وقتا أطول.

تطبيقات خاصة بالصحة
واحد من التحديات التي يواجهها من يعملون من المنزل هو الحفاظ على صحتهم، خاصة مع عدم اضطرارك للحركة أو الخروج من المنزل:
  
تطبيق بسيط للتمرينات الرياضية يقدم لك تحديا سريعا لكن مكثفا لأداء سبع دقائق من التمارين الرياضية المكثفة. تتنوع التمارين بين تمارين الكارديو وتقوية العضلات، ويمكنك ببساطة أن تؤديها في وقت الاستراحة.

لا يوجد مواعيد صارمة في المنزل لاستراحة الغداء، ولا يوجد مواعيد للإغلاق أو انتهاء العمل، وهو ما يجعل البعض أحيانا يقضي اليوم بأكمله يعمل دون أن ينتبه، يعاني أغلب من يعملون بالمنزل من آلام في الظهر والرقبة، وجفاف في العين، وهذا التطبيق سيجعلك تتذكر أن تأخذ راحة.

ليس عليك بالتأكيد استخدام كل هذه التطبيقات، بل اختر ما يناسبك منها وجربها حتى تصل إلى التطبيقات التي تحتاج إليها.